Caseware-teamet
Pandemien udløste et markant skift i arbejdsstyrken i revisionsbranchen. De deraf følgende nedlukninger tvang firmaerne til at tilbyde alternativer til den kontorbaserede »ni-til-fem-ordning«, hvis de ville fastholde de bedste talenter og samtidig beskytte deres medarbejdere.
Ved at indføre fleksible hjemmearbejdspladser blev det tydeligere end nogensinde, at denne tilgang kan fremme en sund balance mellem arbejdsliv og privatliv, øge medarbejdertilfredsheden, øge produktiviteten og reducere afhængigheden af fysiske arbejdspladser.
På trods af de mange fordele er fjernarbejde også forbundet med sikkerhedsrisici. Specifikke risici ved hjemmearbejde kan udsætte dit firma, dine medarbejdere og dine kunder for sikkerhedsbrud, datalækager og cyberkriminalitet. Hvis du planlægger at opdatere dit firmas sikkerhedspolitik for at holde trit med dette stadigt skiftende klima, spekulerer du måske på, hvordan du skal tage højde for problemer med at arbejde hjemmefra.
Hvordan kan din virksomhed garantere sikkerheden for dine medarbejderes digitale værktøjer, når de arbejder uden for virksomheden?
Traditionelle metoder til at sikre en ekstern arbejdsstyrke
Medarbejdere i traditionelle arbejdsmiljøer udfører deres aktiviteter på kontorer, mens de bruger virksomhedens Wi-Fi og gemmer data på en server på stedet. Sikkerhedsforanstaltninger på stedet som kameraer, ID-badges, begrænset adgang til lokaler og alarmsystemer holder skurkene ude og dine kritiske data sikre.
Hvis der opdages et sikkerhedsproblem, kan it-specialister på en konventionel arbejdsplads fysisk beskytte elektroniske enheder som stationære computere, tablets og lap tops. Det forhindrer, at nogen får fat i computerne, indtil medarbejderne kan neutralisere truslen.
Selv om disse metoder kan få medarbejderne til at føle, at de arbejder under sikre forhold, er der nogle ulemper ved det traditionelle kontormiljø. For eksempel skal ansættende ledere begrænse, hvem de ansætter baseret på geografi. Denne tilgang har potentiale til at påvirke kvaliteten af puljen af kandidater til en given rolle betydeligt.
Vejrrelaterede rejseudfordringer, bilproblemer, børnepasningsproblemer og udbrændthed kan alle forhindre medarbejdere i at komme på kontoret, hvilket gør en hjemmearbejdsløsning til gavn for alle.
Nye udfordringer for fjernarbejdere
Medarbejdere, der nyder friheden ved at udføre deres eksterne regnskabsarbejde hjemmefra, står over for særlige udfordringer, der kan være problematiske, hvis de ikke håndteres. For at identificere de risici, dine medarbejdere kan blive udsat for, kan du overveje at stille følgende spørgsmål:
❓Arbejder de inden for et sikkert netværk? Fordelen ved fjernarbejde for mange mennesker er, at de selv kan vælge, hvor de vil sætte deres arbejdsstationer op.
De kan arbejde hvor som helst, inklusive deres hjemmekontor, den lokale kaffebar eller udendørs, så længe de har internetadgang. Et åbent og usikkert
netværk kan desværre indbyde til problemer, der kan kompromittere deres data.
❓Efterlader de deres elektroniske udstyr ubevogtet? Hvad ville der ske, hvis en medarbejder lod sin computer stå åben for at hente en kop kaffe eller gå på
toilettet? Hvis de ikke logger ud af enheden eller virksomhedens systemer, og en person med onde hensigter får adgang, kan det skabe et massivt problem.
❓Opdaterer de deres applikationer med det samme? Software, der ikke er opdateret, fungerer ofte ikke effektivt og kan i værste fald udgøre en
sikkerhedstrussel.
❓Har de nødvendige værktøjer til at udføre deres regnskabsmæssige fjernarbejde? Det er ikke ualmindeligt, at fjernarbejdere ikke har adgang til de samme
løsninger, som de har på kontoret. Desværre kan det give sikkerhedsproblemer for medarbejdere, der kompenserer for deres manglende værktøjer ved at gå
uden for virksomhedens standardprotokol og downloade uautoriserede og potentielt usikre softwareværktøjer.
Risikoen ved utilstrækkelig sikkerhed ved fjernarbejde
Den uheldige virkelighed er, at mange mennesker ville elske muligheden for at drage fordel af et revisions- og regnskabsfirmas slappe sikkerhedsforanstaltninger. I denne digitale tidsalder er cyberkriminalitet en alt for almindelig begivenhed, der kan forårsage katastrofal skade på din og dine kunders virksomheder. Den følsomme karakter af de oplysninger, du skal beskytte, kan betyde økonomisk ruin, hvis de falder i de forkerte hænder. Nogle af de sikkerhedsproblemer, du bør være opmærksom på, er blandt andet:
💡Phishing: Phishing opstår, når en ikke-ansat får adgang til dit system. Når det lykkes, kan en phishing-kriminel få fat i fortrolige data vedrørende finansielle
oplysninger, loginoplysninger, bankkontonumre og meget mere. Phishing kan resultere i katastrofale datalækager, der kan skade din virksomhed, dine
kunders aktiviteter og dit omdømme.
💡Dårligt sikrede fjernarbejdsenheder: En person med uhindret adgang til bare én af dine medarbejderes bærbare computere kan infiltrere næsten alle
programmer på computeren. Virksomhedens e-mails, klientdokumenter, private servere, kontaktoplysninger og andre følsomme oplysninger kan blive afsløret
i en sådan situation.
💡Utilstrækkelige procedurer for tilladelser: At tildele dine medarbejdere de rette tilladelser er afgørende for at skabe et sikkert fjernarbejdsmiljø. Selv
medarbejdere med de bedste intentioner kan bryde en sikkerhedsprotokol, hvis de har de forkerte rettigheder på din virksomheds platforme.
💡Forkert uddannelse: En medarbejder, der ikke kender de korrekte sikkerhedsprocedurer, kan forårsage lige så meget – hvis ikke mere – skade som en
person med kriminelle hensigter. Efter at have logget ind på din virksomheds systemer kan en uerfaren medarbejder klikke på en phishing-mail, downloade
malware eller indsætte falske oplysninger i udadvendt kommunikation. Da dine medarbejdere er repræsentanter for din virksomhed, kan deres uvidenhed
sætte din organisation og dens ledelse i et dårligt lys.
💡Mangel på støtte: En medarbejder, der ikke føler sig støttet, kan konkludere, at de ikke har nogen at spørge, hvis de har et spørgsmål. Hvis de støder på et
sikkerhedsproblem og ikke ved, hvor de skal henvende sig, kan de følge den forkerte protokol eller bare »improvisere«.
Bedste praksis for sikkerhed ved fjernarbejde
Her er et par måder, hvorpå revisionsfirmaer og revisionsafdelinger kan sørge for sikkerhed i den hurtigt udviklende verden af fjernarbejde:
⭐ Dine medarbejdere skal vide, at de har støtte på dette område. Sørg for en regnskabsmæssig sikkerhedspolitik, der er let at følge, og som du opdaterer
regelmæssigt og tydeligt. Denne praksis vil fremme en kultur af tillid og gennemsigtighed i forhold til dit firmas sikkerhed.
⭐ Rettidig træning af alle nye medarbejdere i vigtigheden af at følge sikkerhedsforanstaltningerne er afgørende. Medarbejderne skal vide, hvordan man
identificerer cybertrusler for at forebygge problemer, før de bliver uoverstigelige.
⭐ Det er også klogt at sørge for regelmæssig uddannelse i nye eller mere sofistikerede datatrusler for at sikre, at alle medarbejdere ved, hvad de skal være
opmærksomme på.
⭐ Sørg for, at medarbejderne bruger et sikkert, adgangskodebeskyttet Wi-Fi-hjemmenetværk eller kræv brug af et virtuelt privat netværk (VPN).
⭐ Giv vejledning om værdien af stærke adgangskoder og kræv, at alle medarbejdere, uanset om de arbejder eksternt eller ej, følger retningslinjerne for bedste
praksis, når de opretter dem. Kræv, at de ændres ofte.
⭐Brug et centralt, cloud-baseret system til at gemme dokumenter, samarbejde med kunder og kolleger og tilbyde automatiske sikkerhedsopdateringer. Det vil
hjælpe med til at sikre rettidige og opdaterede patches og anden online sikkerhedsbeskyttelse, der altid er i kraft.
Gå sammen med den rigtige partner for at sikre, at dine sikkerhedsforanstaltninger går ud over dine forventninger til regnskabsfjernarbejde. Udfør dine revisioner og regnskabsopgaver sikkert i skyen med Caseware Cloud.
